La fin de l’insouciance

Mai 2022 : retour de l’agence après une journée somme toute plutôt cool. J’ouvre le courrier en rentrant à la maison. Avis de passage pour un recommandé avec accusé de réception au nom de kiss my. Vu le titre de cet article, à priori vous êtes pas trop dans la tension de savoir “Mais c’est KWA ce courrier ???”. Vous le savez déjà : l’annonce de notre premier contrôle URSSAF.

Moi, en prenant l’avis de passage, j’étais pas particulièrement paniquée. De fait, je suis sereinement allée chercher le-dit recommandé, quelques matins plus tard, avant d’aller au bureau. Pour bien commencer la journée quoi. Et comme j’adore recevoir du courrier, impatiente, j’ouvre le pli, dès qu’il s’insinue entre mes mains…

Et là “OH P***** DE…” ! Un courrier de l’URSSAF qui m’annonce que kiss my va subir son premier contrôle. En vrai, à ce moment là, je suis prise de panique et les questions se bousculent :

• Est-ce que c’est normal ?
• Qu’est ce que l’on a fait de mal pour se faire contrôler ?
• Est-ce que l’on est bien dans les clous ?
• Va-t-on devoir tant d’argent à l’État que l’on va devoir fermer l’agence ?
• Se serait-on fait balancer par quelqu’un qui nous déteste ?
• …

Autant de questions qui vous laissent penser que l’on a fraudé de ouf et que l’on mérite bien. Des questions qui ne viennent pas de nulle part, mais de bruits de couloirs glanés au détour de machines à café dans les entreprises fréquentées préalablement. Je n’ai croisé aucune boîte qui attende son contrôle URSSAF comme le messie. Pas une structure qui guette son recommandé comme on guette sa livraison de baskets/gâteaux/mettre-ce-que-vous-aimez-à-la-place. Quand on en entend parler, c’est plutôt l’image du croque-mitaines qui nous vient.

De Charybde en Sylla

C’est donc dans cette ambiance mortifère que j’arrive au bureau, dans la panique la plus totale. Je suis une personne assez sensible et émotive, c’est à prendre en compte à la lecture.

La date de l’exécution est fixée au 27 juin 2022, 8 h pétantes. Mon moral est coincé dans un monte-charge (c’est pour dire le poids…) qui semble être tombé en rade au dixième sous-sol. Vous écrire que ça se lit sur mon visage est un euphémisme… Mes collègues me voient débarquer et comprennent instantanément que c’est la merde.

Mais c’est bien l’adresse indiquée pour le contrôle. Ah ouais d’accord, donc déjà qu’on se retrouve avec un sale contrôle URSSAF mais en plus, les contrôleurs (oui ils annonçaient venir à deux, de mieux en mieux) vont venir chez moi ! Hyper bien…

Petit bonus, quand je réalise que la date du contrôle coïncide avec une journée de congé, posée pour éponger la fin du Hellfest, lequel s’achevant la veille. Voilà que les câbles de mon monte-charge émotionnel lâchent pour me faire descendre au six cent soixante sixième sous-sol (666, vous l’aviez j’espère…).

Je reprends mes esprits en raccrochant avec Michel et en constatant que sur le courrier, j’ai accès aux coordonnées du contrôleur en chef ! Je prends mon courage à deux mains… ah non, une pince à épiler suffira, et je compose le numéro… Est-il nécessaire de vous préciser que ma voix tremble ? Voilà qui est fait.

Un monsieur, tout à fait avenant, décroche. Je souris, respire un grand coup et me présente. J’expose ma situation, demandant s’il était envisageable de déplacer géographiquement le contrôle pour cause de vaisselle pas propre dans l’évier et de lit pas fait, à l’endroit du “siège” de la société. Le contrôleur acquiesce chaleureusement. Je me détends. Je tente alors l’impensable : demander s’il serait éventuellement possible, peut-être, à tout hasard, de décaler temporellement le contrôle au lendemain, pour cause de congé pour “motif impérieux” ? Le contrôleur, m’indique que c’est un peu compliqué. En effet, il vient avec un “aspirant contrôleur”. En venant à deux, il est plus compliqué de recaler une date compatible pour tout le monde… Bref je n’insiste pas, le remercie et commence à tirer un trait sur mon week-end de débauche musicale !

L’attente et les préparatifs avant le contrôle

C’est parti pour 1 mois d’heures supplémentaires en plus de mon taff à l’agence pour préparer le contrôle et tenter de remonter les étages d’un moral en berne.

Retour au calme

Je prends pas mal de renseignements auprès de mon associé, qui lui a gardé la tête froide et a retourné les internets pour glaner des infos rassurantes :

• Un contrôle URSSAF c’est complètement aléatoire, pas de délation, ou si oui, c’est extrêmement rare.
• Notre société vient de fêter ses trois ans, et cela semble tout à fait normal, le rythme de contrôle semble être calé de cette manière.
• Il existe des quotats, par secteur, par taille d’entreprise et par date de création et donc les entreprises, « heureuses élues » sont tirées au sort.
• L’URSSAF n’est pas là pour nous tabasser non plus, on fait tout de notre mieux et donc même si y a des trucs qu’on a dû foirer, leur but n’est pas de nous enfoncer.
• Si nos dettes, au sortir du contrôle, sont très élevées, des délais de paiements peuvent être aménagés, puisque ce n’est pas dans l’intérêt de l’URSSAF que notre agence ferme.

Préparer le dossier pour le contrôle URSSAF

Ok ceci étant dit, il faut désormais se remonter les manches et préparer la venue de ces messieurs. Je prends donc la liste des documents à rassembler :

• sociaux : ruptures conventionnelles, contrats de travail, contrat de retraite et prévoyance, DSN, registre unique du personnel…
• comptables et financiers : bilans et comptes de résultats, factures de sous-traitances, liasses fiscales…
• administratifs et juridiques : contrats d’épargne salariale, statuts, autorisation d’activité partielle…

Là c’est la version non exhaustive mais la liste de documents est longue comme le bras et un conseil que je peux vous donner, qui m’a sauvé quelques nuits blanches.

Organisez vos documents dès le début de votre activité, faites des dossiers propres et logiques, hiérarchisez-les par année, par type de sujet (RH, compta…), par personne pour la partie ressources humaines, par débit et crédit pour la partie comptable, etc…

Bien s’entourer

Enfin prenez contact directement avec votre comptable pour lui permettre de rassembler certains éléments qui sont probablement entre ses mains. En outre, assurez de sa disponibilité pour le jour J, même à distance !

Si vous utilisez Payfit, ou un autre outil dématérialisé pour la gestion de vos paies, interrogez-les. En parallèle, fouillez pour voir s’ils n’ont pas un module d’accompagnement au contrôle URSSAF. Chez Payfit c’est le cas. Ils ont même un article plutôt bien fait pour vous expliquer quoi faire en cas de contrôle.

J’ai donc organisé et copié-collé les documents que j’avais déjà, dans un dossier dédié, puis rangé tout ce bazar, comme hérarchisé sur le document transmis pour le contrôle URSSAF. Et hop le tour est joué, plus qu’à attendre le jour J.

Le jour J

Accueil des participants

Pendant les préparatifs, on a lu un ramassis de trucs dingues au sujet des contrôles URSSAF. Il était surtout question de témoignages de contrôleur-ses expliquant les conditions parfois déplorables dans lesquelles iels étaient reçu-es… Une pièce sans fenêtre équipée d’un tabouret, d’une petite table minable et d’une lampe à huile ! Ok le dernier j’invente

Vraiment ? Vous accueillez vos beaux-parents mieux que ça…

Et puis réfléchissons de manière pragmatique : mal accueillir des gens qui viennent voir si vous auriez pas un peu fait de la merde ? Celleux-là même qui viennent potentiellement vous faire ensuite cracher au bassinet ? En accueillant les gens si mal, vous vous attendez à quoi ?! Forcément qu’iels vont pas vous faire de cadeau mais plutôt aller chercher la petit bête. Faudra pas venir vous plaindre après… Imaginer que maltraiter des gens ça va pas se retourner contre vous, un jour (proche, très proche), faut être un peu couillon, non ?!

Donc pour le jour J, j’ai préparé une pièce au cowork : une grande table, des chaises confortables, du café et du thé à dispo ! Mais surtout, moi, je me suis rendue disponible.
* 🙏🏻 Lamacompta chez qui nous avions des bureaux

Le contrôle URSSAF en quelques mots

Une journée chargée, partagée entre mon quotidien à l’agence et fournir les documents oubliés ou complémentaires. Et aussi expliquer certaines décisions ou situations que, des documents seuls, ne peuvent pas toujours justifier.

Les contrôleurs qui nous ont visités ont été particulièrement à l’écoute, accessibles pour répondre à toutes mes questions. Enfin ils se sont montrés indulgents quand il m’est arrivé, à plusieurs reprises, de paniquer ou ne pas comprendre certaines choses.

Je dirais que je me suis sentie en confiance, même si j’étais quand même fébrile toute la matinée de peur qu’ils m’annoncent une méga méga bêtise…

Mais une journée n’aura pas suffit. À la fin de leur intervention du 27 juin nous avons pris rendez-vous pour septembre. Ils m’annoncent qu’un redressement sera à prévoir, notamment pour des erreurs de calcul sur des charges de contrats stagiaires et sur certains salaires (merci Payfit…).

Rien de dramatique en principe, mais avoir l’info en amont devrait nous permettre de prévoir un peu de trésorerie.

Et la journée de septembre se sera passée de manière toute aussi détendue, beaucoup d’échanges, d’explications et de clarifications.

L’après : quand tu reçois la facture du contrôle URSSAF !

Depuis, nous sommes rassurés et sereins pour l’avenir : moins d’erreurs seront faites et nous voilà plutôt contents que ce contrôle ait eu lieu sur nos trois premières années d’activité plutôt qu’après 10 ans à faire des trucs de travers et que ça nous coûte beaaaaacoup plus cher.

Désormais nous voilà prêts à affronter la suite plus sereinement puisque l’on :

• a fait des bêtises certes, mais ça n’est pas grave au point que ça mette l’agence en péril,
• est quand même plutôt bons puisque si on avait vraiment foiré ça nous aurait coûté bien plus que 3 948 € de redressement !